要保持文档编号整洁，可以采用以下方法：

1. 使用命名规范：为文档编号选择一个一致的命名规范，例如使用特定的前缀或缩写来表示文档的类型或类别。这样可以让文档编号更易于理解和分类。

2. 使用自动化工具：使用自动化工具来生成和管理文档编号，以减少人工错误。例如，可以创建一个脚本或程序来自动分配和更新文档编号，确保其唯一性和有序性。

以下是一个使用Python编写的示例代码，用于生成文档编号：

import datetime

def generate_document_number(prefix):
    # 获取当前日期和时间
    now = datetime.datetime.now()
    date_part = now.strftime("%Y%m%d")
    
    # 从数据库或文件中获取最后一个文档编号
    last_number = get_last_document_number(prefix)
    
    # 提取最后一个文档编号的序号部分
    last_number_parts = last_number.split('-')
    sequence = int(last_number_parts[-1]) + 1
    
    # 生成新的文档编号
    new_number = f"{prefix}-{date_part}-{sequence:03d}"
    
    # 更新最后一个文档编号到数据库或文件
    update_last_document_number(prefix, new_number)
    
    return new_number

def get_last_document_number(prefix):
    # 从数据库或文件中获取最后一个文档编号
    # 假设这里返回一个字符串，例如 "DOC-20210801-001"
    return "DOC-20210801-001"

def update_last_document_number(prefix, new_number):
    # 将新的文档编号更新到数据库或文件中
    pass

# 示例用法
document_prefix = "DOC"
new_document_number = generate_document_number(document_prefix)
print(new_document_number)

上述示例代码中，generate_document_number函数用于生成新的文档编号，其中包括了日期、序号和指定的前缀。get_last_document_number和update_last_document_number函数用于从数据库或文件中获取和更新最后一个文档编号。

通过这种方法，可以确保文档编号的唯一性和有序性，并减少人工操作的错误。